Email भेजते वक्त भूलकर भी न करें ये 10 गलतियां, पड़ेगा गलत Empression

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नई दिल्ली : न्यूज टुडे नेटवर्क- आज के सूचना तकनीक के दौर में एक दूसरे से सूचना के आदान- प्रदान में भले ही सोशल मीडिया ने अपनी मजबूत पकड़ बनाई हो लेकिन पत्राचार के लिए आज भी ईमेल की भूमिका बेहद अहम है। वॉट्सअप, इंस्टाग्राम, ट्विटर, फेसबुक के इस दौर में भी ईमेल पर निर्भरता कम नही हुई है। ऐसे में यह जरूरी हो जाता है कि ईमेल के दौरान हम सावधानी बरतें जिससे बना- बनाया काम ना बिगड़े। आज हम आपसे ऐसी ही कुछ महत्वपूर्ण बातें शेयर कर रहे हैं जिन्हें फॉलो करने पर आप सुरक्षित ईमेल प्रक्रिया का आनन्द ले सकते हैं।

सब्जेक्ट लाइन हमेशा लिखें

कई बार आप जल्दबाजी में सब्जेक्ट लाइन नहीं लिख पाते, जो कि बड़ी चूक होती है। अगर आप सब्जेक्ट लाइन में 2 से 3 शब्दों में भी कुछ लिखते हैं तो इससे सेंडर और रिसीवर दोनों को आसानी होती है। आप जरूरत पड़ने पर अपनी भेजी हुई ई-मेल को सब्जेक्ट के माध्यम से आसानी से ढूंढ भी सकते हैं। कई बार लोग ई-मेल का पूरा टेक्सट ही सब्जेक्ट लाइन में लिख देते हैं, ऐसा करने से भी बचें।

​गलत स्पेलिंग और टाइपिंग एरर

गलत स्पेलिंग और टाइपिंग एरर होने पर रिसीवर आप आपका प्रभाव बहुत गलत पड़ता है। ऐसे में आप डिक्शनरी और ऑटोकरेक्ट फीचर का प्रयोग करके भी आप स्पेलिंग की गलतियों से बच सकते हैं।

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रिप्लाई टू ऑल के प्रयोग में सावधानी

रिप्लाई टू ऑल हमेशा देखकर ही करें, ऐसा इसलिए क्योंकि कई बार हमें ऐसे ईमेल मिलते हैं जिनमें कई अन्य रिसीप्ट मार्क होते हैं लेकिन उन्हें आपका रिप्लाई करना जरूरी नहीं होता। ऐसे में पहले ई-मेल में मार्क किए गए रिसीप्ट पर्सन को ध्यान में रखकर ही रिप्लाई करना चाहिए।

एक्सक्लेमेशन मार्क का प्रयोग न करें

ईमेल में टेक्सट लिखने के दौरान कौमा या फुल स्टॉप का प्रयोग तो आपको करना चाहिए लेकिन ई-मेल एक्सक्लेमेशन मार्क (!!!!!!) का प्रयोग करते हैं तो यह सही नहीं कहा जा सकता है।

सही फॉन्ट का चुनाव करें

ईमेल करते समय आपको नए और रंग-बिरंगे फॉन्ट के बजाया नॉर्मल फॉन्ट का इस्तेमाल करना चाहिए। इससे पढ़ने में भी आसानी होती है साथ ही रिसीवर पर अच्छा असर भी पड़ता है।

अटैचमेंट भेजने से पहले सोचें

ईमेल के साथ कभी भी फालतू के अटैचमेंट न भेजें। क्योंकि कई बार अटैचमेंट के बोझ के चलते जरूरी ईमेल डाउनलोड होने में ज्यादा समय लगा देता है।

SMS लैंग्वेज का इस्तेमाल

आज के वॉट्सअप और सोशल मीडिया के दौर में हर किसी की भाषा बेहद शॉर्ट हो चुकी है। पूरी स्पेलिंग लिखने के बजाय एक दो वर्ड्स में ही बात कह दी जाती है। अगर आप ईमेल भेजने के दौरान भी ऐसा ही कुछ करते हैं तो यह ठीक नही कहा जा सकता । जब भी कोई बात कहें तो पूरी स्पेलिंग के साथ अपनी बात को रखें।

रीड रीसिप्ट के लिए रिक्वेस्ट

ई-मेल भेजने पर आपको रीड रीसिप्ट रिक्वेस्ट नहीं मांगनी चाहिए। यदि आप रीड रीसिप्ट मांगते हैं तो इससे ऐसा लगता है कि आप ये जानने के लिए बहुत उत्सुक हैं कि आपका ईमेल पढ़ा गया या नहीं। ऐसा करने से आपका इंम्प्रेशन फीका पड़ सकता है।

इमोजी का इस्तेमाल न करें

अक्सर ई-मेल भेजने के दौरान फीलिंग को शेयर करने के लिए लोग ई-मोजी का इस्तेमाल करते हैं। लेकिन इस बात का ध्यान रहे कि इमोजी स्नैपचैट या इंस्टाग्राम पोस्ट के लिए सही है न कि ई-मेल के लिए।

ईमेल में मार्क न करें urgent

कई बार लोग आदतन नॉमर्ल ई-मेल में भी वे अर्जेंट मार्क कर देते हैं, ऐसे में जरूरी है कि आप जब तक जरूरी न हो तब तक अपने ई-मेल में अर्जेंट मार्क न करके न भेजें।